上海市徐汇区建襄小学合同管理办法

    2017年2月修订
为了进一步规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》以及其它相关法律、法规和政策规定，结合本校实际，制定本办法。
一、总则
1、学校与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系的事项，均应当订立书面合同。
2、本办法的适用范围：以上海市徐汇区建襄小学名义对外签订的所有书面合同。
3、学校合同管理实行校长统一领导、授权管理的办法。
4、学校合同管理的内容包括：合同管理授权与审核、合同签订与履行、合同监督与合同档案管理、合同纠纷的处理、责任追究等。
二、合同管理授权与审核
1、学校根据业务归口，分别授权以下部门进行合同管理：
（1）学校人事负责学校人事合同、劳动合同的管理；
（2）总务处负责基建工程、修缮工程、用水用电用气、场地、绿化、保洁等后勤保障服务及其它与总务处相关事项的采购与建设合同的管理；
（3）总务处负责教学仪器设备、办公设备、各类家具、各类低值耐久低值易耗品等的采购合同的管理；
4）除本条第（1）、（2）、（3）规定外，宣传广告、各类印刷等合同，由三、相关职能部门管理。
2、学校所有对外合同，除人事、劳动合同由人事部门审核签订外，均应严格按照本办法附件中规定的合同审核程序送审，待审核通过后方能签订。所有需
要对外签订的合同由申请部门主要负责人与拟签约方进行谈判，双方达成初步
一致意见后，按本办法附件中的合同审核程序将拟签合同送审。
3、 财务室作为合同的重要审核部门，履行以下职责：
（1）审核合同是否符合国家的有关法律法规，是否符合学校管理规定；项目是否履行报批程序、招标程序、政府采购程序等规定；合同条款是否完备、明确，是否损害学校利益，是否存在法律上的风险等。
（2）审核项目经费是否纳入学校财务预算；所涉经济条款是否符合国家和学校的财务制度；合同的经济可行性、付款方式是否可行、是否损害学校利益、按照合同约定办理收支事项是否可行；监督合同执行情况等。
四、合同的签订与履行
1、学校法定代表人是学校合同的法定签约人，校长是依法行使学校职权的唯一法定代表人。学校对外签订各类合同应由校长亲自签订或签发书面《授权委托书》委托申请部门、职能部门负责人或项目负责人负责签署，受委托人不得超越委托权限签订对外合同。
学校严禁尚未与合同他方签订书面合同，责任人却擅自代表学校实际享受
相关权利和履行相关义务或允许合同他方享受相关权利和履行相关义务的行为。
学校严禁原签订的合同到期后学校不同意或没有续签合同，责任人却擅自代表学校实际享受相关权利和履行相关义务或允许合同他方享受相关权利和履行相关义务的行为。
2、学校对外签订合同时，应当由法人或委托代理人亲自签字并加盖公章。(委托代理人必须持有法人授权委托书)
3、按国家、省市和学校规定需要进行政府集中采购、招标采购或网上竞价采购等的项目，必须按照相关规定，在通过政府集中采购、招标采购或网上竞价采购方式后方可签订书面合同。
4、合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的，应当使用示范文本。
5、拟签订合同的基本条款应符合《中华人民共和国合同法》和其它相关法律、法规的规定。合同内容不得违反我国现行法律、法规和政策的规定，也不得违反本校的相关规定。
6、合同签订前需要进行谈判的，应当由相关部门就合同事项涉及的内容向分管校领导汇报，形成意见后报校长审批，由校长授权申请部门负责人或其他工作人员进行谈判。合同谈判如需学校法律顾问协助，由申请部门向学校办公室提出申请，报请校长批准后，由校长书面授权学校法律顾问协助谈判。
7、相关部门对所签合同的合法性、真实性、合理性负责，并在合同签订和履行过程中承担以下责任：
（1）负责组织由具备相关专业知识人员组成的项目小组，对项目的可行性进行论证，对合同内容进行审核。
（2）负责审核合同他方的主体资格、资信状况及履约能力。具体包括：A、营业执照。重点审核拟定的合同他方义务是否属于其营业执照核定的经营范围，营业执照载明的经营期限及其年检情况等。B、合同他方是否具有履行合同义务的所必须的资质证明等。C、合同他方的法定代表人身份或法定代表人授权委托书。D、根据需要，可要求合同他方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。E、必要时要求合同他方按照《中华人民共和国担保法》规定的担保方式以及学校规定的担保方式提供履约担保。
（3）负责起草或初次审核合同草案及补充合同草案，组织相关人员与合同他方进行合同谈判；初次审核合同草案的内容应当包括：他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及争议解决方式等。
（4）负责办理法律、行政法规所规定的合同应当履行的批准、登记或备案手续等。
（5）相关部门及其他相关人员应当严格保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其他保密信息。
（6）负责处理合同纠纷。
五、合同具体履行执行时应注意下列事项：
1、对标的物的数量和质量应当先验收，后付款；
2、预付款和进度款的支付，应当严格按照合同的约定条件和金额进行支付；
3、合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或解除合同的，相关部门应当立即将相关问题向分管校领导和校长汇报。合同的变更或解除应当由相关部门提出，并负责按本办法附件规定的合同审核程序送审；
4、经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案；
5、学校接到合同他方提出的变更或解除合同建议后，相关部门应立即研究、请示，尽快予以答复，一般情况不宜超过15工作日（法律、法规及合同另有约定的除外），因逾期答复造成学校损失的，由直接责任人承担相应责任；
6、变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。
7、合同履行完毕或合同权利义务终止时，相关部门应当向分管校领导和校长书面报告合同的执行情况及结果。
六、合同监督与合同档案管理
1、学校对外合同一经签订，由相关部门负责跟踪已签合同的履行情况，监督合同他方履行合同义务，确保合同得到全面履行。  
2、相关部门有责任及时处理合同履行过程中出现的问题，在合同他方出现违约情形可能给学校造成损失或带来其它负面影响的情况下，应及时向学校出具书面报告，并采取必要措施，将可能产生的损失降至最低。
3、学校成立由学校办公室、总务处和财务室等部门组成的合同监督检查工作小组（临时机构），定期对合同管理工作进行监督和检查。
4、合同档案由学校档案室指定专人按照学校相应类别的档案管理进行分类、整理、立卷、归档。
5、合同作为学校对外经济活动的重要法律依据和学校内部明确职责的凭证，相关部门及工作人员应严格保守合同秘密，妥善保管已经签订的合同及与合同有关的资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件等资料），所有合同及相关资料应符合学校档案管理的要求，并及时按规定归档。资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件（如有）应与合同一并归档，不得随意处置、销毁、遗失。
6、学校应当逐步实现合同传统管理与信息化管理相结合，相关部门及其它部门应当尽可能留存电子文件。
7、档案管理有特殊规定的合同从其规定。
    合同档案保管期满后，由档案保管单位编制拟销毁合同档案目录并作出书面鉴定报告，报经职能部门负责人及校长批准后方可销毁。鉴定报告由职能部门存档备查。
七、合同纠纷的处理
1、因合同履行出现合同纠纷或学校收到诉讼、仲裁或其它法律文书，由所涉事项的合同相关部门立即向分管校领导和校长汇报。由校长根据需要决定是否由学校办公室牵头，组成由学校办公室、学校法律顾问、相关部门负责人参加的合同纠纷处理小组，负责对合同纠纷进行研究和处理。如需出庭应诉，学校任何部门应当立即根据学校授权的委托代理人的要求，提供相关资料、信息和其它必要的支持。
2、合同履行期间，相关部门、职能部门发现存在重大隐患或可能发生纠纷的情况，应当立即通报其他相关部门，并立即向主管校领导和校长汇报。
3、对于合同纠纷，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致的，应依本办法规定的合同审核程序订立书面协议，并依其执行。协商不成的，应当在法定诉讼时效内，向人民法院起诉或根据合同的约定向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。
4、合同履行出现纠纷时，相关部门应当注意证据的收集和保全，并应主动、及时地向学校提供全面、完整的资料，不得故意隐瞒或遗漏。
5、合同纠纷的处理，应特别注意下列问题：
（1）在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，相关部门应当及时采取证据保全措施；
（2）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使已方权利难以实现时，相关部门应当及时向法院申请财产保全；
（3）相关部门应当在诉讼时效内及时主张权利（如起诉、申请仲裁或向义务人行使请求权），以防诉讼时效终止；
（4）相关部门应当做好每起合同纠纷的情况记录备查。
第六章  责任追究
6、在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，由学校根据其情节轻重，给予相关部门及相关人员相应的处罚。若责任人行为给学校造成经济损失的，学校依照本办法的规定和其它相关规定追究责任人的赔偿责任。若责任人行为涉嫌犯罪的，则移交司法机关处理。
（1）应当签订书面合同而没有签订的；
（2）不按照本办法规定的合同审核程序订立、变更、履行或解除合同的；
（3）未经授权或超出授权范围签订合同的;
（4）将合同章提供给其它单位或个人使用的；
（5）提供虚假资料的；
（6）擅自销毁或涂改合同的；
（7）未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续的；  
（8）因故意或过失造成合同文本及相关重要法律文件丢失的；
（9）不按合同约定内容履行的；
（10）利用合同进行涉嫌犯罪活动的； 
（11）发生争议后，隐瞒或不及时向有关部门、校长汇报或不及时采取措施的；
（12）越权处理合同事宜、未及时汇报情况和应当或可以追究合同他方违约责任而擅自放弃权利的；
（13）在合同订立和履行当中，失职、渎职或以权谋私，与合同他方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段的；
（14）泄漏合同意向、商业秘密或其他相关保密信息的；
（15）在合同签订、履行和处理合同纠纷过程中，存在不及时汇报、消极应对、不及时提供必要支持以及拒绝配合或消极配合承办人的；
（16）擅自以学校名义或以职能部门名义对外签订合同的；        
（17）学校尚未与合同他方签订书面合同，责任人却擅自代表学校实际享受相关权利和履行相关义务或允许合同他方享受相关权利和履行相关义务的行为；
（18）原签订的合同到期后学校不同意或没有续签合同，责任人却擅自代表学校实际享受相关权利和履行相关义务或允许合同他方享受相关权利和履行相关义务的；
（19）存在其它违反本办法规定行为的。
第七章  附则
第三十二条  本办法由校长室负责解释，自公布之日起执行，其它文件或规定与本办法规定不符的，一律按本办法的规定执行。如本办法条款与国家法律法规冲突的，按国家法律法规执行。